Plattformfunktion
Alle Dokumente, Bilder und Dateien an einem Ort organisiert – sicher mit Ihrem Team und Ihren Kunden geteilt, mit lückenlosem Prüfpfad.
Warum das wichtig ist
Dienstleistungsunternehmen im professionellen Bereich bearbeiten täglich sensible Unterlagen – Verträge, Ausweisdokumente, Berichte, Bilder, Vollmachten. Diese werden per E-Mail versendet, auf privaten Laufwerken gespeichert und über Messaging-Apps geteilt. Die Versionskontrolle erfolgt manuell. Das Abrufen der Unterlagen ist zeitaufwendig. Bei Streitfällen gibt es keinen Prüfpfad. Die Unterlagen privater Kunden sind für jeden zugänglich, der die E-Mail-Korrespondenz einsehen kann.
Funktionen
Alle Dateien werden im privaten, verschlüsselten Supabase-Speicher abgelegt. Der Zugriff wird auf Organisationsebene geregelt. Ohne eine signierte, zeitlich begrenzte URL ist keine Datei öffentlich zugänglich.
Jeder Kundendatensatz verfügt über einen eigenen Dokumentenbereich. Angeforderte und hochgeladene Dateien werden ausschließlich für diesen Kunden gespeichert. Es erfolgt keine kundübergreifende Weitergabe.
Bestimmte Unterlagen vom Kunden anfordern – Ausweis, Nachweis über die finanziellen Mittel, Verträge. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung und lädt die Unterlagen direkt über sein sicheres Portal hoch. Eine E-Mail ist nicht erforderlich.
Wenn eine Datei freigegeben wird, generiert MOZAIC eine signierte URL, die nach einer festgelegten Zeitspanne abläuft. Keine dauerhaften Links. Keine versehentliche Offenlegung nach Beendigung der Beziehung.
Jeder Dokumenten-Upload wird mit einem Zeitstempel versehen und dem entsprechenden Datensatz zugeordnet – einschließlich der Angabe, ob er von Ihrem Team oder über das Kundenportal erfolgte.
Die serverseitige Validierung stellt sicher, dass nur zulässige Dateitypen und -größen akzeptiert werden. Die MIME-Prüfung verhindert, dass schädliche Dateien in das System gelangen.
Autorisierte Teammitglieder können innerhalb ihrer Organisation auf Kundendokumente zugreifen. Plattformadministratoren können die Zugriffsrechte auf Organisationsebene verwalten.
Im Immobilienbereich werden Immobilienbilder und Medien gespeichert und mit den Angebotsdatensätzen verknüpft. Die Sortierung erfolgt nach Immobilie und nicht nach Upload-Datum.
Von Grund auf DSGVO-bewusst
Datenresidenz in der EU
Vollständige Prüfspur
So funktioniert es
Das Teammitglied gibt an, welche Dokumente benötigt werden. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung mit einem sicheren Link zu seinem Portal.
Der Kunde meldet sich in seinem privaten Portal an und lädt die angeforderten Dateien direkt hoch. Keine E-Mails. Keine freigegebenen Laufwerke. Die Dateien werden sofort empfangen.
Das Teammitglied sieht die hochgeladenen Dateien im Kundendatensatz. Es kann Dokumente als empfangen markieren, eine erneute Einreichung anfordern oder sie sicher weiterleiten.
Jede Aktion wird protokolliert. Sollte es jemals zu Unstimmigkeiten darüber kommen, was wann und von wem übermittelt wurde, liefert der Prüfpfad eine vollständige, mit Zeitstempeln versehene Aufzeichnung.
Wer hat Vorteile?
Diese Funktion ist in allen von MOZAIC Core unterstützten Branchen verfügbar.
Starte noch heute deine kostenlose Testphase — vollständiger Plattformzugang ab dem ersten Tag, ohne auf eine Prüfung zu warten.
